Stellenangebot: Fremdsprachiger Office Assistent (w/m)

Die Luxemburgische Botschaft in Berlin vertritt das Großherzogtum Luxemburg den deutschen Behörden gegenüber, verteidigt die Interessen Luxemburgs in Deutschland und versucht die zwischenstaatlichen Beziehungen mit den Einrichtungen des Gastlandes nach Möglichkeit zu pflegen und zu entwickeln. Ebenso ist sie die Anlaufstelle für eine Reihe administrativer Dienste und konsularischer Belange zugunsten der Luxemburger, die sich in der Bundesrepublik niedergelassen haben.

Ihre Aufgaben

Als Fremdsprachige(r) Office Assistent(in) unterstützen Sie die Botschaft bei den täglichen Verwaltungsaufgaben, je nach Bedarf. Ihre Aufgaben schließen ein, begrenzen sich jedoch nicht auf:

  • selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen
  • den eingehenden wie auch ausgehenden Schriftwechsel sortieren und registrieren
  • selbstständiges Aufsetzen von Briefen, Verbalnoten und Mitteilungen aller Art
  • Verwaltung der Terminkalender
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • die notwendigen Kontakte mit Ministerien, örtlichen Behörden, diplomatischen Vertretungen, etc. führen
  • Empfang und Betreuung von Besuchern an der Botschaft
  • Vorbereitung von Dienstreisen (Tickets und Hotels buchen, etc.)
  • Dossiers für Besprechungen / Dienstreisen vorbereiten bzw. ergänzen
  • Organisation von Veranstaltungen (Mittag-/Abendessen)
  • Recherche und Aktualisierung von Informationen und nützlichen Dokumentationen für den Botschafter und die Kollegen
  • Führen und Aktualisieren von Kontaktdatenbanken und -verteilern
  • Protokollführung bei Besprechungen

Ihr Profil

  • abgeschlossene Ausbildung / Studium im Bereich Sprachen, Office Management, im kaufmännischen Bereich oder Fremdsprachensekretariat
  • neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen beherrschen Sie auch Französisch und Englisch in Wort und Schrift (C1) - Kenntnisse der luxemburgischen Sprache sind von Vorteil
  • gute Benutzerkenntnisse von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) und Outlook
  • Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behalten auch in hektischen Momenten den Überblick
  • Sie zeichnen sich durch Teamfähigkeit sowie dienstleistungsorientiertes Handeln innerhalb und außerhalb der Botschaft aus
  • Sie sind flexibel, anpassungs- und kommunikationsfähig, sowie zuverlässig und vertrauenswürdig und haben gepflegte Umgangsformen
  • Arbeitserfahrung bei einer diplomatischen Vertretung, einer internationalen Organisation und/oder einem Ministerium sind von Vorteil

Wir bieten

  • Monatsgehalt gemäß den üblichen Lohnstandards für die entsprechende Position mit Rücksichtnahme auf Qualifikation und Berufserfahrung
  • Weihnachtsgeld
  • Sozialleistungen
  • regelmäßige Arbeitszeiten von Montag bis Freitag
  • ein kleines, dynamisches und freundliches Team
  • gute Anbindung an ÖPNV

Die Position ist in Vollzeit (40 Stunden/Woche) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Der Vertrag ist zunächst auf ein Jahr befristet.

Bewerbungsverfahren:

Einstellungsvoraussetzungen: Der/die Bewerber(in) muss sich legal in Deutschland aufhalten und beim Bürgeramt seines Wohnortes gemeldet sein.

In Ihrer Bewerbung sollte ein Motivationsschreiben, ein Lebenslauf, Kopien Ihrer Zeugnisse, Zertifikate, eventuelle Arbeitszeugnisse von vorangegangenen Arbeitgebern und weitere Informationen, die Ihre Bewerbung bekräftigen können, enthalten sein.

Bei Interesse senden Sie Ihre Bewerbung bitte elektronisch (keine Zip-Dateien) an folgende E-Mail Adresse: berlin.amb@mae.etat.lu - Betreff: z.Hd Personalmanagement - Bewerbung Office Assistent 2021.

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